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Points clés à retenir
- Kairos est réservé aux organismes de formation, pas aux chercheurs d’emploi.
- Pôle emploi s’appelle désormais France Travail.
- L’accès passe par une adhésion et un Responsable de Gestion de Compte.
- Entrée, interruption et sortie se déclarent sous 3 jours.
- L’assiduité CPF se saisit dans EDOF, pas dans Kairos.
Kairos Pôle emploi : à quoi sert l’outil et à qui s’adresse-t-il
Kairos, que beaucoup cherchent encore sous le nom « Pôle emploi », est l’applicatif de France Travail réservé aux organismes de formation. Ils y inscrivent les demandeurs d’emploi, déclarent l’entrée, les absences et la sortie, et suivent leurs devis et leurs sessions.
L’organisme s’appelle France Travail depuis la fusion de Pôle emploi. L’ancien nom ne survit que dans les recherches des internautes, d’où la confusion.
Ce que Kairos n’est pas
Kairos n’est pas un site de candidatures. Les demandeurs d’emploi ne s’y connectent pas : ils retrouvent leurs devis dans leur espace personnel France Travail. Si vous cherchez un poste, ce n’est pas ici.
Kairos et Kairos Nouvelle Génération
Les deux noms désignent le même univers de services pour les organismes de formation. La version « Nouvelle Génération » correspond à l’évolution de l’applicatif, accessible par le même parcours d’adhésion et de connexion.
Les avantages concrets
Le décret n° 2017-1019 du 9 mai 2017 impose la transmission dématérialisée des informations de parcours en formation. Il concerne les inscrits sur la liste des demandeurs d’emploi et les personnes suivies par les missions locales et Cap emploi. Kairos est l’outil qui permet de s’y conformer, sans courrier ni relance.
Adhérer à Kairos et créer les accès
L’accès se fait par une demande d’adhésion, qui désigne un Responsable de Gestion de Compte (RGC). Comptez environ 5 minutes pour la remplir, hors délai de validation. En cas d’erreur, vous pouvez la refaire dans la journée.
- Désigner le RGC : vous renseignez le SIRET, le numéro de déclaration d’activité (NDA) et vous acceptez les conditions générales d’utilisation.
- Transmettre les identifiants : le représentant légal les remet au RGC.
- Habiliter les utilisateurs : le RGC ajoute ses collègues via GID partenaires, en leur donnant les droits utiles.
Dans les missions que j’ai observées, le RGC est souvent la personne qui part en congé ou quitte la structure. Désignez-en un suppléant dès le départ.
Compte inactif, bloqué ou mot de passe expiré
Un compte resté longtemps sans connexion peut devenir inactif, et un mot de passe expire. Le RGC est le premier interlocuteur pour réactiver ou débloquer un utilisateur. Si le RGC lui-même est bloqué, contactez l’équipe Kairos (coordonnées en fin d’article).
Se connecter à Kairos : portail et sécurité
On accède à Kairos depuis le portail emploi de France Travail et depuis Mon Portail Pro, avec les identifiants créés lors de l’habilitation. Enregistrez le lien officiel dans vos favoris plutôt que de passer par un moteur de recherche.
France Travail ne demande jamais vos identifiants par mail, courrier ou téléphone. Un message qui les réclame est frauduleux : ne répondez pas et ne cliquez sur aucun lien.
Inscrire un demandeur d’emploi en formation
L’inscription dépend du financeur. Je l’ai vérifié en posant la question à des gens du métier : la modalité choisie au départ conditionne tout le reste du dossier.
- AIF et POEI : vous créez le devis dans Kairos, puis vous suivez sa validation. Le demandeur le retrouve dans son espace personnel.
- Modalité de recrutement : sélectionnez celle qui correspond au financeur de la formation.
- Rendez-vous : saisissez le résultat, retenu ou non retenu.
- AFC et 100 % FOAD : le Plan Individualisé de Formation (PIF) joue un rôle central dans l’inscription.
Déclarer le parcours : entrée, assiduité, sortie
Entrée, interruption et sortie se déclarent sous 3 jours, de façon dématérialisée. Ce délai s’appuie sur le décret de 2017 cité plus haut. Le plus simple est de suivre un calendrier :
- Jour 1 : saisie de l’attestation d’entrée en formation (AES) dans Kairos.
- Chaque mois : saisie des absences et des abandons.
- Dès le lendemain de la fin : bilan de formation.
Mon conseil pratique : bloquez un créneau fixe dans l’agenda du formateur ou de l’assistante, le jour de l’entrée. Les retards viennent presque toujours d’une saisie « repoussée à demain ».
Formations CPF : EDOF et assiduité
Pour une formation financée par le CPF, l’assiduité ne se saisit pas dans Kairos mais dans EDOF. À l’inverse, pour une formation avec abondement France Travail, elle se saisit dans Kairos. Vérifiez le financement avant de saisir.
Qualiopi, offre de formation et facturation
Votre certification Qualiopi se visualise dans Kairos, et l’offre de service est reliée au CARIF OREF. Une certification ou une offre non à jour peut bloquer des inscriptions : contrôlez-les régulièrement.
Pour la facturation, les échanges passent par Chorus Pro, accompagnés des justificatifs de réalisation. Ces justificatifs reposent sur des saisies d’assiduité complètes et à l’heure.
Piloter ses sessions et obtenir de l’aide
Les tableaux de bord d’action et de pilotage montrent le taux de remplissage, les saisies en attente et les devis. Je les consulte comme une to-do list : chaque saisie en attente est un risque de retard sur le délai de 3 jours.
Pour joindre l’équipe Kairos :
- Téléphone : 09 72 72 00 70, appel non surtaxé.
- Horaires : de 9h à 17h du lundi au jeudi, jusqu’à 15h le vendredi.
- E-mail : [email protected] (vérifiez l’adresse sur la page de contact officielle).
Questions fréquentes
Qui peut s’inscrire sur Kairos ?
Les organismes de formation, via une demande d’adhésion et un Responsable de Gestion de Compte. Les demandeurs d’emploi n’ont pas de compte Kairos : ils consultent leurs devis dans leur espace personnel France Travail.
